L’autenticazione delle copie può essere fatta:

• Dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l’originale, o al quale deve essere prodotto il documento
• Da un notaio, cancelliere, segretario comunale
• Da altro funzionario incaricato dal sindaco
• Dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, nei casi in cui l’interessato debba presentare la copia autentica alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi. In tali casi:
  • L’autenticazione avviene su esibizione dell’originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l’amministrazione procedente
  • La copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso
• Dallo stesso interessato mediante una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (che può essere apposta in calce alla copia stessa) riguardante il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all’originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all’originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati

Per autenticare copie di documenti quali registro Iva fatture emesse, occorre presentare l’originale di detti documenti (se si tratta di registri che non riportano più la vidimazione, come quelli conservati negli archivi informatici, è necessario che le stampe siano timbrate o firmarte in originale oppure che il richiedente dichiari per iscritto che quello che esibisce è il documento originale (es: «dichiaro che il documento presentato in data odierna al Comune di Campogalliano per ottenerne da questi l’autenticazione di copia ai sensi dell’art. 18 del DPR n. 445 del 2000, è l’originale del...» segue descrizione documento). Confronta con questa pagina e con questa pagina (disponibile anche qui).

Il comune non può autenticare copie di documenti da presentare per l’esercizio dell’attività giurisdizionale (per esempio: contenziosi fra privati, cause, decreti ingiuntivi).

L’autenticazione di copie di documenti è soggetta all’imposta di bollo, fatti salvi i casi di esenzione previsti dalla legge (es.: concorsi pubblici, pensioni, pratiche per la leva militare, atti relativi al volontariato, pratiche relative a contributi agricoli e danni all’agricoltura, ecc.).

Modalità alternative all’autenticazione di copie (articolo 19 del DPR n. 445 del 2000).

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà di cui all’articolo 47 può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all’originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all’originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati. La citata dichiarazione può essere apposta in calce alla copia dell’atto o documento.

NON sono autenticabili le fotografie, gli atti e copie di documento già resi conformi all’originale, le fotocopie di atti non originali, le fotocopie di assegni.

Il testo unico sulla documentazione amministrativa - Autenticazioni di sottoscrizione e di copie

Di quali atti si può autenticare la copia? La risposta di Giovanni Pizzo (Focus n. 17/2010)