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Legalizzazione di atti formati da autorità estere e loro traduzione in italiano

Descrizione

Per atto straniero si intende l’atto redatto e compilato all’estero da autorità straniere, anche se in lingua italiana, che per poter essere usato in Italia richiede la legalizzazione o l’apostille. Non è straniero, sotto questo profilo, l’atto redatto da consolati o ambasciate italiane all’estero, anche se le parti sono straniere. Se redatto in lingua straniera, l’atto straniero deve essere anche accompagnato dalla sua traduzione.

Traduzione e legalizzazione di documenti

La legalizzazione è una forma di identificazione che tende a fornire certezza in ordine all’autore dell’atto, consistente in una dichiarazione di provenienza, generalmente apposta in calce all’atto medesimo, rilasciata dall’autorità diplomatica o consolare italiana presente nel Paese che ha redatto il documento (“Commentario all’Ordinamento dello Stato Civile“, ediz. Maggioli). Per poter essere fatti valere in Italia, gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatico-consolari italiane all’estero (art. 33, DPR 445/2000). Quando i documenti sono redatti dall’autorità consolare straniera in Italia, competenti alla legalizzazione sono le Prefetture. Esse verificano che la firma esistente sul documento da legalizzare sia depositata in un apposito elenco apponendo sul documento il timbro di legalizzazione (Anusca Newsletter n. 8 del 2.5.2014).

Apostille

Nei paesi che hanno sottoscritto la Convenzione dell’Aia del 5.10.1961 (anche qui) relativa all’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, la necessità di legalizzare gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere è sostituita da un’altra formalità: l’apposizione della “postilla” (o apostille). Pertanto, una persona proveniente da un paese che ha aderito a questa convenzione non ha bisogno di recarsi presso la rappresentanza consolare italiana all’estero e chiedere la legalizzazione, ma può recarsi presso la competente autorità interna designata da ciascuno stato, indicata per ciascun paese nell’atto di adesione alla convenzione stessa (elenco delle autorità estere competenti a postillare), per ottenere l’apposizione dell’apostille sul documento (esempio: autorità romene qui e qui). Così perfezionato, il documento viene riconosciuto in Italia.

Traduzione

Tali atti e documenti, eccetto quelli redatti su modelli plurilingue previsti da convenzioni internazionali, devono inoltre essere tradotti in italiano. Pertanto il passo successivo alla legalizzazione è la traduzione (art. 22 del DPR 396/2000).

Anche per la traduzione valgono le norme generali della legalizzazione; pertanto l’autorità diplomatica o consolare da cui proviene la traduzione in italiano del documento redatto in lingua straniera può essere tanto la nostra autorità diplomatica o consolare all’estero, quanto quella straniera in Italia. In quest’ultimo caso la firma del traduttore deve essere, però, legalizzata dalla Prefettura, in quanto anche la traduzione può essere considerata un atto formato nello Stato da una rappresentanza diplomatica o consolare estera ivi residente (Commentario all’Ordinamento dello stato civile – ed. Maggioli).

Se la traduzione è effettuata all’estero, la firma del traduttore deve essere legalizzata da parte della nostra autorità diplomatica o consolare, consentendo così la certezza del fatto che la traduzione proviene da un soggetto abilitato a compierla. Il principio cardine è che anche la traduzione è considerata un atto formato all’estero.

Riassumendo si può affermare che i principi che regolano la legalizzazione possono essere applicati anche per la traduzione.

Ultima precisazione, ma estremamente importante, è che la traduzione deve essere effettuata per intero, essendo solo l’ufficiale di stato civile autorizzato alla trascrizione per sunto (Anusca Newsletter n. 8 del 2.5.2014).

Nuovo Regolamento (UE) 2016/1191

Il nuovo regolamento è entrato in vigore il 16.2.2019. Semplifica la circolazione di alcuni documenti pubblici tra gli Stati dell’UE e i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell’Unione Europea. Un documento pubblico, ad esempio un certificato di nascita, rilasciato dalle autorità di uno Stato UE deve essere riconosciuto come autentico dalle autorità di un altro Stato UE senza che occorra la cosiddetta apostilla, cioè il timbro che serve a dimostrare l’autenticità di un documento pubblico emesso da un altro Stato. Il regolamento si applica ai documenti:

  • nascita
  • esistenza in vita
  • decesso
  • nome
  • matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile
  • divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio
  • unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata
  • scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata
  • filiazione
  • adozione; domicilio e/o residenza
  • cittadinanza
  • assenza di precedenti penali, a condizione che i documenti pubblici riguardanti tale fatto siano rilasciati a un cittadino dell’Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza

Non occorre la traduzione se il documento è redatto nella lingua ufficiale dello Stato membro o in una lingua non ufficiale accettata dallo stesso Stato. A questo scopo, il regolamento introduce moduli standard opzionali multilingue che accompagneranno l’atto pubblico e consentono, appunto, al cittadino di evitare la traduzione.

È utile sapere che...
Riferimenti normativi (attenzione: il testo delle norme collegate NON è ufficiale e potrebbe NON essere aggiornato)
Comune di Campogalliano - piazza Vittorio Emanuele II, 1 - CAP 41011 - protocollo@cert.comune.campogalliano.mo.it