Per atto straniero si intende l’atto redatto e compilato da autorità straniere, anche se in lingua italiana. Per poter essere usato in Italia richiede, di norma, la legalizzazione o l’apostille.
Non è straniero, sotto questo profilo, l’atto redatto da consolati o ambasciate italiane all’estero, anche se le parti sono straniere. Se redatto in lingua straniera, l’atto straniero deve essere anche accompagnato dalla sua traduzione.
Traduzione e legalizzazione di documenti
La legalizzazione è una forma di identificazione che tende a fornire certezza in ordine all’autore dell’atto, consistente in una dichiarazione di provenienza, generalmente apposta in calce all’atto medesimo, rilasciata dall’autorità diplomatica o consolare italiana presente nel paese che ha redatto il documento (“Commentario all’Ordinamento dello Stato Civile“, ediz. Maggioli). Per poter essere fatti valere in Italia, gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatico-consolari italiane all’estero (art. 33, DPR 445/2000). Quando i documenti sono redatti dall’autorità consolare straniera in Italia, competenti alla legalizzazione sono le Prefetture. Esse verificano che la firma esistente sul documento da legalizzare sia depositata in un apposito elenco apponendo sul documento il timbro di legalizzazione (Anusca Newsletter n. 8 del 2.5.2014, anche qui).
Se formati da autorità consolari straniere in Italia appartenenti a stati firmatari della convenzione di Londra del 7.6.1968, gli atti non sono soggetti alla legalizzazione della Prefettura (deroga all’art. 33, comma 4, del DPR 445/2000).
Apostille
Nei paesi che hanno sottoscritto la Convenzione dell’Aia del 5.10.1961 (anche qui) relativa all’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, la necessità di legalizzare gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere è sostituita da un’altra formalità: l’apposizione della “postilla” (o apostille). Pertanto, una persona proveniente da un paese che ha aderito a questa convenzione non ha bisogno di recarsi presso la rappresentanza consolare italiana all’estero e chiedere la legalizzazione, ma può recarsi presso la competente autorità interna designata da ciascuno stato, indicata per ciascun paese nell’atto di adesione alla convenzione stessa (elenco delle autorità estere competenti a postillare), per ottenere l’apposizione dell’apostille sul documento (esempio: autorità romene qui e qui). Così perfezionato, il documento viene riconosciuto in Italia.
Traduzione
Tali atti e documenti, eccetto quelli redatti su modelli plurilingue previsti da convenzioni internazionali, devono inoltre essere tradotti in italiano. Pertanto il passo successivo alla legalizzazione è la traduzione (art. 22 del DPR 396/2000).
Anche per la traduzione valgono le norme generali della legalizzazione; pertanto l’autorità diplomatica o consolare da cui proviene la traduzione in italiano del documento redatto in lingua straniera può essere tanto la nostra autorità diplomatica o consolare all’estero, quanto quella straniera in Italia. In quest’ultimo caso la firma del traduttore deve essere, però, legalizzata dalla Prefettura, in quanto anche la traduzione può essere considerata un atto formato nello Stato da una rappresentanza diplomatica o consolare estera ivi residente (Commentario all’Ordinamento dello stato civile – ed. Maggioli).
Se la traduzione è effettuata all’estero, la firma del traduttore deve essere legalizzata da parte della nostra autorità diplomatica o consolare, consentendo così la certezza del fatto che la traduzione proviene da un soggetto abilitato a compierla. Il principio cardine è che anche la traduzione è considerata un atto formato all’estero.
Riassumendo si può affermare che i principi che regolano la legalizzazione possono essere applicati anche per la traduzione.
Ultima precisazione, ma estremamente importante, è che la traduzione deve essere effettuata per intero, essendo solo l’ufficiale di stato civile autorizzato alla trascrizione per sunto (Anusca Newsletter n. 8 del 2.5.2014).
Nuovo Regolamento (UE) 2016/1191
Tale regolamento è entrato in vigore il 16.2.2019. Semplifica la circolazione di alcuni documenti pubblici tra gli Stati dell’UE e i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell’Unione Europea. Un documento pubblico, ad esempio un certificato di nascita, rilasciato dalle autorità di uno Stato UE deve essere riconosciuto come autentico dalle autorità di un altro Stato UE senza che occorra la cosiddetta apostilla, cioè il timbro che serve a dimostrare l’autenticità di un documento pubblico emesso da un altro Stato. Il regolamento si applica ai documenti:
- nascita
- esistenza in vita
- decesso
- nome
- matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile
- divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio
- unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata
- scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata
- filiazione
- adozione; domicilio e/o residenza
- cittadinanza
- assenza di precedenti penali, a condizione che i documenti pubblici riguardanti tale fatto siano rilasciati a un cittadino dell’Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza
Non occorre la traduzione se il documento è redatto nella lingua ufficiale dello Stato membro o in una lingua non ufficiale accettata dallo stesso Stato. A questo scopo, il regolamento introduce moduli standard opzionali multilingue che accompagneranno l’atto pubblico e consentono, appunto, al cittadino di evitare la traduzione.
È utile sapere che...
Moduli per documenti pubblici concernenti il regolamento (UE) n. 2016/1191 (sintesi) che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell’Unione europea
Risorse varie
Supertabella, ovvero guida alla presentazione degli atti e documenti esteri e alle procedure per il loro riconoscimento, in specie per la richiesta della cittadinanza italiana. Circolari.
Consiglio Nazionale del Notariato. Studio n. 157-2020/A. Verso una più libera circolazione degli atti stranieri alla luce del Regolamento U.E. 2016/1191: nuovi casi di esenzione dall’obbligo della Legalizzazione ed Apostille.
Lista completa dei trattati del Consiglio d’Europa
Legalizzazione dei documenti formati all’estero, secondo la Prefettura di Ancona
Legalizzazione e traduzione (Anusca, newsletter 2.5.2014)
ITRA - Banca dati dei Trattati Internazionali
Traduzione e legalizzazione dei documenti (sito della Farnesina)
La legalizzazione dei documenti stranieri
Procedure per la legalizzazione di documenti e firme, anche qui
Interpreti e traduttori consulenti tecnici del Tribunale di Modena
Riferimenti normativi (attenzione: il testo delle norme collegate NON è ufficiale e potrebbe NON essere aggiornato)
- Circolare Min. interno n. 77 del 7.7.2022. Repubblica Argentina. Atti di stato civile in formato digitale.
- Circolare Min. interno n. 14 del 17.12.2019. Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 6 luglio 2016 che promuove la libera circolazione dei cittadini. Moduli standard multilingue. Art. 14 “Richieste di informazioni in caso di ragionevole dubbio”.
- Circolare Min. interno n. 2 del 14.2.2019. Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 6 luglio 2016 che promuove la libera circolazione dei cittadini. Moduli standard multilingue
- Circolare Min. interno n. 11 del 3.7.2018. Bolivia: entrata in vigore della Convenzione dell'’Aja del 5 ottobre 1961 sull’abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri (7 maggio 2018)
- Circolare Min. interno 10/18 del 4.6.2018. Convenzione dell’Aja del 1961 sulla soppressione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri (in vigore in Italia e Marocco dal 14 agosto 2016)
- Circolare Min. interno n. 22 del 3.8.2011. Annotazioni delle convenzioni matrimoniali sugli atti trascritti ex art. 19 DPR 396/2000.
- Circolare Min. interno 14 del 4.5.2010. Autenticazione ai fini della validità legale in Italia degli atti rilasciati dalle autorità moldave.
- Circolare MIACEL n. 2 del 26.3.2001. DPR 3.11.2000, n. 396, recante: Regolamento per la revisione e la semplificazione dell’ordinamento dello stato civile, a norma dell’articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127.
- DPR 28.12.2000, n. 445. Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Art. 33, Legalizzazione di firme di atti da e per l’estero.
- DPR 3.11.2000, n. 396. Regolamento per la revisione e la semplificazione dell’ordinamento dello stato civile, a norma dell’articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127.
- Convenzione di Bruxelles del 25.5.1987, relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri delle Comunità europee. Ratificata con legge 24.4.1990, n. 106.
- Convenzione di Monaco del 5.9.1980, relativa al certificato di capacità matrimoniale.
- Convenzione di Atene del 15.9.1977, sulla dispensa dalla legalizzazione per taluni atti e documenti. Ratificata con legge 25.5.1981, n. 386.
- Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976 sul rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile.
- Convenzione di Vienna del 30.6.1975 tra la Repubblica italiana e la Repubblica d’Austria, aggiuntiva alla convenzione dell'’Aja del 1 marzo 1954, concernente la procedura civile. Ratificata con legge 2.5.1977, n. 342.
- Convenzione di Londra del 7.6.1968, relativa alla soppressione della legalizzazione degli atti formati da agenti diplomatici o consolari. Ratificata con legge 28.1.1971, n. 222. Stati che hanno aderito.
- Convenzione Roma del 7.6.1969, Convenzione tra la Repubblica italiana e la Repubblica federale di Germania in materia di esenzione dalla legalizzazione di atti. Ratificata con legge 12.4.1973, n. 176.
- Circolare 778/8/81 del 21.10.1968 della Presidenza del Consiglio dei Ministri. Istruzioni per l’applicazione della legge 4 gennaio 1968, n. 15 recante “norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e autenticazione di firme”.
- Convenzione dell’Aja del 5.10.1961, riguardante l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri. Ratificata con legge 20.12.1966, n. 1253.
- Convenzione di Lussemburgo del 26.9.1957, concernente il rilascio gratuito e la dispensa di legalizzazione degli atti di stato civile. Ratificata con legge 24.4.1967, n. 344.